రసీదులు, లేఖలు మరియు ఫోటోలను డిజిటైజ్ చేయండి

వచ్చిన అన్ని రసీదులు మరియు లేఖలను ట్రాక్ చేయడం ఒక పని. తరచుగా ఇదంతా పెద్ద కుప్పగా ముగుస్తుంది. ఆ ఫోటోలన్నీ అటకపై లోతుగా ఉంచి ఉన్నాయని ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు. శరదృతువు శుభ్రపరిచే సమయం: ఆ కాగితాన్ని వదిలించుకోండి! రసీదులు, అక్షరాలు మరియు ఫోటోలను డిజిటలైజ్ చేయడం ద్వారా గందరగోళానికి దారితీసే క్రమంలో మేము మీకు సహాయం చేస్తాము.

చిట్కా 01: ఏమి డిజిటలైజ్ చేయాలి?

మేము ప్రారంభించడానికి ముందు, మీరు ఏమి డిజిటైజ్ చేయాలనుకుంటున్నారో మీరు ఖచ్చితంగా నిర్ణయిస్తారు. ఒక మంచి ప్రారంభ దశ, ఉదాహరణకు, రసీదులు మరియు ఇన్‌వాయిస్‌లను నిల్వ చేయడం: మీరు వాటిని కొన్ని సంవత్సరాల పాటు ఉంచాలనుకుంటున్నారు, తద్వారా మీరు ఇప్పటికీ వస్తువులపై వారంటీని కలిగి ఉంటారు, కానీ భౌతికంగా వాటిని అనేక సంవత్సరాలు నిల్వ చేయడం కష్టం: మీరు సులభంగా కోల్పోవచ్చు వాటిని. మీరు మీ అక్షరాలను కూడా డిజిటలైజ్ చేయవచ్చు. ముఖ్యమైన లేఖలు మరియు కాగితాలను ఉంచాలి, కానీ పెద్ద కుప్పలో ప్రతిదీ ఉంచడం కూడా గొప్పది కాదు. మీరు ఆ పేపర్‌లను స్కాన్ చేస్తే, మీరు టెక్స్ట్‌లను చాలా సులభంగా శోధించవచ్చు. మరియు మీరు మీ ఫోటోలను కూడా డిజిటలైజ్ చేయాలనుకుంటున్నారా? మీరు ఫోటో ఆల్బమ్‌లలో చాలా పాత ఫోటోలు కలిగి ఉన్నట్లయితే, వాటిని డిజిటల్‌గా కలిగి ఉండటం మంచిది కాబట్టి మీరు వాటిని ఇతరులతో పంచుకోవచ్చు మరియు వాటి నుండి కొత్త ఫోటో ఆల్బమ్‌లను సృష్టించవచ్చు. ప్రతికూలతలకు కూడా ఇది వర్తిస్తుంది, మేము వారితో కూడా పని చేస్తాము. ఫోటోలను డిజిటలైజ్ చేయడం చాలా పని అవుతుంది.

మీరు డిజిటలైజ్ చేయాలనుకుంటున్నది నిర్ణయించిన తర్వాత, మొదట పైల్స్ ద్వారా క్రమబద్ధీకరించండి: ప్రతిదీ క్రమబద్ధీకరించండి మరియు వెంటనే అప్రధానమైన కాగితాలను విసిరేయండి.

మీ స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో మీ రసీదులను డిజిటలైజ్ చేయడానికి సులభమైన మార్గం

చిట్కా 02: రసీదులు

మీ స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో మీ రసీదులను స్కాన్ చేయడం చాలా సులభం. ఈ విధంగా మీరు కొనుగోలు చేసిన వెంటనే రసీదుని స్కాన్ చేయవచ్చు, తద్వారా మీరు దానిని మరచిపోకూడదు మరియు అది శాశ్వతంగా నిల్వ చేయబడుతుంది. రసీదులను స్కాన్ చేయడానికి టన్నుల కొద్దీ యాప్‌లు ఉన్నాయి: డ్రాప్‌బాక్స్, ఆఫీస్ లెన్స్, ఎవర్‌నోట్, అడోబ్, యాపిల్ నోట్స్ యాప్ మరియు మరిన్ని. వాస్తవానికి మీరు రసీదు యొక్క ఫోటోను కూడా తీయవచ్చు, అయితే అటువంటి స్కాన్ యాప్ (చిట్కా 5 చూడండి) యొక్క ప్రయోజనం ఏమిటంటే అది రసీదుని కత్తిరించి, దానిని కొంచెం మెరుగ్గా ప్రదర్శిస్తుంది. రసీదు PDFగా కూడా సేవ్ చేయబడుతుంది, ఉదాహరణకు, jpg లేదా png కంటే డాక్యుమెంట్‌లకు ఇది మరింత అనుకూలంగా ఉంటుంది. రసీదులతో ఉన్న ముఖ్యమైన సమస్య ఏమిటంటే, అసలైనదాన్ని ఇప్పటికీ ఉంచడం అవసరమా. దురదృష్టవశాత్తు, ఇది ఎల్లప్పుడూ అంత స్పష్టంగా ఉండదు. దుకాణం సందడి చేయకపోవడానికి మంచి అవకాశం ఉంది, కానీ దుకాణం అలా చేయగలదు. ప్రత్యేకమైన ట్రాకింగ్ నంబర్ లేని రసీదుల విషయంలో ఇది ప్రత్యేకంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే మీరు దానిని అక్కడ కొనుగోలు చేశారా లేదా అని నిర్ణయించడం అసాధ్యం. సూత్రప్రాయంగా, మీరు కాగితంపై అటువంటి ప్రత్యేకమైన క్రమ సంఖ్యతో రసీదులను ఉంచవలసిన అవసరం లేదు. దయచేసి ఖచ్చితంగా నిర్ధారించుకోవడానికి స్టోర్‌తో తనిఖీ చేయండి!

చిట్కా 03: అక్షరాలు

అక్షరాలను డిజిటలైజ్ చేయడం స్కానర్‌తో ఉత్తమంగా చేయబడుతుంది, ఎందుకంటే స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో మీరు త్వరగా స్పష్టతతో సమస్యలను ఎదుర్కొంటారు. ఇది స్కానర్‌తో ఎక్కువ పనిని ఖర్చు చేస్తుంది, కానీ పెద్ద ప్రయోజనం ఏమిటంటే అనేక స్కానర్‌లు టెక్స్ట్‌లను గుర్తించడానికి OCR సాఫ్ట్‌వేర్‌ను కలిగి ఉంటాయి, చిట్కా 6 చూడండి. మీకు ఆల్ ఇన్ వన్ లేదా ప్రత్యేక స్కానర్ ఉంటే, మీరు దానిని ఉపయోగించవచ్చు. మీకు ఇంకా ఒకటి లేకుంటే మరియు స్కానర్ కోసం చూస్తున్నట్లయితే, మీరు ఫుజిట్సు స్కాన్‌స్నాప్‌ని పరిశీలించవచ్చు. ఇది వేగంగా పని చేస్తుంది మరియు చిన్నది మరియు పోర్టబుల్, కాబట్టి మీరు దీన్ని ఎక్కడైనా ఉంచవచ్చు.

అనేక ఆధునిక స్కానర్‌లు క్లౌడ్ నిల్వ సేవలతో ఏకీకరణను కలిగి ఉంటాయి, కాబట్టి మీరు కేబుల్ లేకుండా నేరుగా క్లౌడ్‌కు స్కాన్ చేయవచ్చు. మీరు మీ PCలో మీ ఫైల్‌లను సమకాలీకరించవచ్చు మరియు వాటితో పని చేయడం కొనసాగించవచ్చు.

చిట్కా 04: ఫోటోలు

ఫోటోల కోసం, డిజిటల్ వెర్షన్ యొక్క నాణ్యత చాలా ముఖ్యమైనది. మీరు మీ స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో ఫోటోలను స్కాన్ చేయవచ్చు, ఉదాహరణకు Google FotoScan యాప్‌తో, చిట్కా 5ని చూడండి. అయితే, నిజమైన స్కానర్‌తో సెట్టింగ్‌ల నాణ్యత మరియు సౌలభ్యం తరచుగా మెరుగ్గా ఉంటుంది. మీరు ప్రతికూలతలను డిజిటలైజ్ చేయాలనుకుంటే, దాని కోసం ప్రత్యేక స్కానర్లు ఉన్నాయి. మీరు ఫిల్మ్‌ల్యాబ్ వంటి యాప్‌ని కూడా చూడవచ్చు. ఆ యాప్ నెగెటివ్‌లను అందమైన ఫోటోలుగా మార్చగలదని హామీ ఇచ్చింది, కానీ రాసే సమయంలో పబ్లిక్ టెస్ట్ వెర్షన్ ఇంకా అందుబాటులో లేదు.

చిట్కా 05: యాప్‌లు

ముందుగా స్మార్ట్‌ఫోన్‌తో ప్రారంభిద్దాం. రసీదులను డిజిటలైజ్ చేయడానికి, మీరు మీ స్మార్ట్‌ఫోన్‌లో Office Lens యాప్‌ని ఉపయోగించవచ్చు. మీరు దీన్ని Android మరియు iOS యాప్ స్టోర్‌లో కనుగొనవచ్చు. ఇన్‌స్టాల్ చేసిన తర్వాత, ప్రారంభించడానికి యాప్‌ని తెరిచి, నొక్కండి యాక్సెస్‌ని అనుమతించండి యాప్‌కి మీ ఫోటోలకు యాక్సెస్‌ని అందించడానికి. యాప్‌కి కెమెరా యాక్సెస్‌ని కూడా ఇవ్వండి. ఆ తర్వాత ఇది పత్రం యొక్క రకాన్ని ఎన్నుకునే విషయం: రసీదుల కోసం ఉత్తమ ఎంపిక పత్రం. ఫోటో తీయడానికి రసీదు స్పష్టంగా కనిపిస్తోందని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఎరుపు బటన్‌ను నొక్కండి. అప్పుడు మీరు రసీదుని ట్రిమ్ చేయవచ్చు. నొక్కండి సిద్ధంగా ఉంది మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత, పత్రాన్ని ఎక్కడ సేవ్ చేయాలో ఎంచుకోండి. ఇది స్థానికంగా లేదా Microsoft క్లౌడ్‌లో (OneDrive లేదా OneNote) చేయవచ్చు.

యాప్ ద్వారా ఫోటోలను డిజిటలైజ్ చేయడానికి, మీరు Google FotoScanని ఉపయోగించవచ్చు. ఇది Android మరియు iOS కోసం అందుబాటులో ఉంది. యాప్‌తో ప్రారంభించడానికి, కెమెరా ముందు ఫోటోలను పట్టుకుని, యాప్‌లోని స్కాన్ బటన్‌ను నొక్కండి. FotoScan స్వయంచాలకంగా తిప్పుతుంది, కత్తిరించబడుతుంది మరియు ఫోటోల రంగులను ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తుంది. మీరు చిత్రం యొక్క చిత్రాన్ని తీయాలి మరియు మిగిలినవి స్వయంచాలకంగా జరుగుతాయి. మీరు ఫోటోను మీకు ఇష్టమైన క్లౌడ్ నిల్వలో సేవ్ చేయవచ్చు.

Ocr సాఫ్ట్‌వేర్ మీ స్కాన్ చేసిన అక్షరాల నుండి టెక్స్ట్‌లను గుర్తించగలదు

చిట్కా 06: స్కాన్ చేయండి

మీకు మంచి నాణ్యత కావాలంటే లేదా, ఉదాహరణకు, అక్షరాలను త్వరగా డిజిటైజ్ చేయండి, స్కానర్‌ను ఉపయోగించడం మంచిది. OCR ముఖ్యంగా అక్షరాలకు ఉపయోగపడుతుంది, అనేక స్కానర్‌లతో ప్రామాణికంగా వచ్చే సాఫ్ట్‌వేర్. Ocr అంటే ఆప్టికల్ క్యారెక్టర్ రికగ్నిషన్ లేదా ఆప్టికల్ క్యారెక్టర్ రికగ్నిషన్. ఇది చిత్రాన్ని వచనంగా మారుస్తుంది. దీన్ని చేయగల ఉచిత ప్రోగ్రామ్ Windows కోసం FreeOCR. దురదృష్టవశాత్తూ, ఇది చివరిగా 2015లో నవీకరించబడింది. మీరు ఇక్కడ FreeOCRని డౌన్‌లోడ్ చేసుకోవచ్చు. ప్రోగ్రామ్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేసి తెరవండి. పైన క్లిక్ చేయండి PDFని తెరవండి PDFని తెరవడానికి లేదా క్లిక్ చేయండి తెరవండి చిత్రాన్ని తెరవడానికి (ఉదాహరణకు, మీరు మీ లేఖను jpg ఫైల్‌గా సేవ్ చేసి ఉంటే). వద్ద కుడి క్లిక్ చేయండి OCR భాష పై eng ఆపై క్లిక్ చేయండి OCRచిత్రాన్ని వచనంగా మార్చడానికి బటన్. ఒక్కో పత్రానికి ఫలితం చాలా తేడా ఉంటుంది. ఫలితం తగినంతగా ఉంటే, మీరు ఉదాహరణకు, స్కాన్ పక్కన txt ఫైల్‌గా విడిగా సేవ్ చేయవచ్చు. సరైన ఫలితాల కోసం: మీరు సాధ్యమైనంత ఎక్కువ రిజల్యూషన్‌లో స్కాన్ చేశారని నిర్ధారించుకోండి (చిట్కా 7 చూడండి), కానీ చాలా నిల్వ స్థలాన్ని ఉపయోగించవచ్చని గుర్తుంచుకోండి.

చిట్కా 07: NAPS2

అన్ని స్కానర్ తయారీదారులు స్కానింగ్ కోసం సాఫ్ట్‌వేర్‌ను కలిగి ఉంటారు. మీకు నచ్చకపోతే లేదా మీరు దానిలోని ఫంక్షన్‌లను కోల్పోయినట్లయితే, మీరు NAPS2ని పరిశీలించవచ్చు. ఇది అంతర్నిర్మిత OCR ను కూడా కలిగి ఉంది. మీరు NAPS2ని ఇక్కడ డౌన్‌లోడ్ చేసుకోండి. ఫైల్‌ని తెరిచి, విజార్డ్‌ని అనుసరించడం ద్వారా ఇన్‌స్టాలేషన్ విధానాన్ని పూర్తి చేయండి (డిఫాల్ట్ సెట్టింగ్‌లు బాగానే ఉన్నాయి). అప్పుడు ప్రారంభ మెను ద్వారా ప్రోగ్రామ్‌ను ప్రారంభించండి. స్కాన్ చేయడానికి, స్కాన్ బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. వద్ద స్కానర్ కోసం పేరును నమోదు చేయండి స్క్రీన్ పేరు మరియు క్లిక్ చేయండి పరికరాన్ని ఎంచుకోండి. జాబితా నుండి మీ పరికరాన్ని ఎంచుకుని, క్లిక్ చేయండి అలాగే. వద్ద ఎంచుకోండి పేజీ పరిమాణం ముందు A4 మరియు కోసం స్పష్టత dpiని ఎంచుకోండి (చిట్కా 8 చూడండి). నొక్కండి అలాగే. తర్వాత స్కాన్ చేస్తారు. మీరు దాని క్రింద మరొక పేజీని ఉంచవచ్చు మరియు మళ్లీ ఆన్ చేయవచ్చు స్కాన్ చేయండి నొక్కడానికి. పేజీ ఓవర్‌వ్యూ విండోలో కనిపిస్తుంది. మీరు క్లిక్ చేస్తే PDF, స్కాన్ చేసిన అన్ని పత్రాలను ఒక PDF పత్రంలో విలీనం చేయండి. మీరు స్కాన్ చేసిన డాక్యుమెంట్‌ని సవరించడానికి దానిపై డబుల్ క్లిక్ చేయవచ్చు, ఉదాహరణకు దాన్ని తిప్పడం లేదా కత్తిరించడం. NAPS2లో ocrని వర్తింపజేయడానికి, క్లిక్ చేయండి OCR. అప్పుడు క్లిక్ చేయండి ఆంగ్ల జాబితాలో, చెక్‌బాక్స్‌పై క్లిక్ చేసి, క్లిక్ చేయండి డౌన్లోడ్ చేయుటకు. డౌన్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత, ఎంపికను తనిఖీ చేయండి OCR ద్వారా PDFలను శోధించగలిగేలా చేయండి మరియు క్లిక్ చేయండి అలాగే. అలాగే చూసుకోండి OCR భాష పై ఆంగ్ల నిలుస్తుంది. మీరు డాక్యుమెంట్‌లను PDFగా సేవ్ చేసి, Adobeలో Ctrl+F నొక్కి, ఒక పదం కోసం వెతికితే, ocr విజయవంతమైతే అది కనుగొనబడుతుంది.

చిట్కా 08: Dpi

స్కాన్‌ల రిజల్యూషన్ dpiలో చూపబడింది: అంగుళానికి చుక్కలు. ఇది రిజల్యూషన్ మరియు మీ చిత్రం నాణ్యతను నిర్ణయిస్తుంది. అధిక dpi, అధిక నాణ్యత, కానీ స్కానర్ సిద్ధంగా ఉండటానికి ఎక్కువ సమయం పడుతుంది మరియు స్కాన్ ఎక్కువ నిల్వ స్థలాన్ని తీసుకుంటుంది. కాబట్టి: చాలా ఎక్కువ మరియు మీరు చాలా కాలం వేచి ఉంటారు మరియు మీ స్టోరేజ్ స్పేస్ చాలా తక్కువ సమయంలో ఉపయోగించబడుతుంది మరియు మీ స్కాన్ చేసిన పత్రం బ్లాక్ పార్టీ. సాధారణంగా, అక్షరాలు మరియు ఇన్‌వాయిస్‌ల కోసం 300 dpi నాణ్యత మరియు వేగం మధ్య మంచి బ్యాలెన్స్. ఫోటోల కోసం, మీరు త్వరలో 600 dpi లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ధరకు వెళ్లాలనుకుంటున్నారు. మీరు పెద్దగా చూపించాలనుకునే వెజిటివ్‌లు లేదా నిజంగా చిన్న ఫోటోలు, మీ స్కానర్ యొక్క గరిష్ట dpiని తీసుకోండి.

డిజిటల్ నోట్స్

మేము ఇప్పటికీ కాగితంపై చేసేది నోట్స్ తీసుకోవడం. మీరు దాని నుండి బయటపడేలా కనిపించడం లేదు. మరిన్ని ల్యాప్‌టాప్‌లు టచ్ స్క్రీన్‌లను కలిగి ఉంటాయి మరియు డిజిటల్ పెన్‌తో మీరు OneNote లేదా Evernote వంటి మీకు ఇష్టమైన యాప్‌లో సులభంగా గమనికలను తీసుకోవచ్చు. అలాంటి డిజిటల్ పెన్‌తో రాయడానికి కొంత అలవాటు పడుతుంది. ఉత్తమ ఫలితాల కోసం - మీరు కొత్త ల్యాప్‌టాప్ కోసం మార్కెట్‌లో ఉన్నట్లయితే - Windows Ink మద్దతుతో ల్యాప్‌టాప్‌ను ఎంచుకోండి, ఇది డిజిటల్ పెన్ను ఉపయోగించడానికి ప్రత్యేకంగా సరిపోతుంది. మీరు నిజంగా మీ కాగితం లేకుండా చేయలేకపోతే, మీరు ఉదాహరణకు, మోల్స్కిన్ నుండి లైవ్‌స్క్రైబ్ నోట్‌బుక్‌ని కూడా పరిశీలించవచ్చు. ఇది బయటి నుండి డిజిటల్ అని మీరు చెప్పరు: ఇది పెన్నుతో కూడిన అనలాగ్ పేపర్ మాత్రమే. అయినప్పటికీ మీరు మీ గమనికలను కాగితంపై తయారు చేసి, ఆపై బటన్‌ను నొక్కడం ద్వారా వాటిని మీ టాబ్లెట్ లేదా స్మార్ట్‌ఫోన్‌కు బదిలీ చేయవచ్చు. అక్కడ మీరు మీ గమనికలను వచనంగా సవరించవచ్చు మరియు సర్దుబాట్లు చేయవచ్చు. దురదృష్టవశాత్తు, మోల్స్కిన్ స్మార్ట్ రైటింగ్ సెట్ ధర సుమారు 230 యూరోలు.

చిట్కా 09: నామకరణం

రసీదు లేదా లేఖను స్కాన్ చేసిన తర్వాత, మీరు దానిని ఫోల్డర్‌లో వేయకూడదు మరియు దాన్ని మళ్లీ కనుగొనలేరు. మీరు మీ PC లేదా ల్యాప్‌టాప్‌లో మీ ఫైల్‌లను సరిగ్గా నిర్వహించాలి. మీరు మీ ఫైల్‌లను మీకు ఇష్టమైన క్లౌడ్ సేవతో సమకాలీకరించినట్లయితే, మీరు వాటిని మీ స్మార్ట్‌ఫోన్ నుండి కూడా జోడించవచ్చు మరియు వీక్షించవచ్చు. క్లౌడ్ సేవ యొక్క భద్రతకు శ్రద్ధ వహించండి, ఏదైనా సందర్భంలో బలమైన పాస్‌వర్డ్‌ను ఉపయోగించండి మరియు రెండు-కారకాల ప్రమాణీకరణను ప్రారంభించండి.

లాజికల్ ఫోల్డర్ నిర్మాణం మీకు నచ్చినదానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది. అక్షరాల కోసం, ఉదాహరణకు, నిర్మాణం సంవత్సరం / నెల (మరియు ఐచ్ఛికంగా / రోజు), కాబట్టి మీరు 2017 ఫోల్డర్‌లో అన్ని నెలలు పొందుతారు. చిట్కా: మీ ఫోల్డర్ నిర్మాణంలో క్రమంలో కనిపించేలా ఆ నెలలను లెక్కించండి మరియు అవసరమైతే మళ్లీ సంవత్సరాన్ని జోడించండి, స్థూలదృష్టిని ఉంచడం సులభం. మీరు చాలా ఫైల్‌లను కలిగి ఉంటే, మీరు 01 జనవరి ఫోల్డర్‌లో మళ్లీ అన్ని రోజులు పొందుతారు. అప్పుడు ఫైల్ పేరు మార్చడం మరియు దానిని లాజికల్ ఫోల్డర్ నిర్మాణంలో ఉంచడం. ఆ పేరు మార్చడం కూడా మీరు శ్రద్ధ వహించాల్సిన విషయం: మీ ఫైల్‌లకు స్థిరమైన పేరు ఇవ్వండి. మీరు బహుళ పేర్ల రకాలను మిక్స్ చేస్తే, మీ ఫైల్‌లను కనుగొనడం త్వరగా కష్టమవుతుంది. దీని గురించి ముందే ఆలోచించండి: తర్వాత మార్చడం చాలా పని. డిఫాల్ట్ నేమ్ కన్వెన్షన్ అనేది అక్షరాల కోసం company_subject.pdf లేదా buy_date_model_number_device_type.pdf.

ఏ ఫైల్ ఫార్మాట్ ఉత్తమం అనేది మీ అవసరాలు మరియు సామర్థ్యాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది

చిట్కా 10: ఫైల్ రకం

ఉదాహరణకు, స్కానింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో, మీ ఫైల్‌లను సేవ్ చేసేటప్పుడు మీరు వివిధ ఫైల్ రకాలను ఎంచుకోవచ్చు. ఏ ఫైల్ ఫార్మాట్ ఉత్తమం అనేది మీ అవసరాలు మరియు సామర్థ్యాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీకు ఎక్కువ నిల్వ స్థలం ఉంటే, మీరు మీ ఫోటోల కోసం టిఫ్‌ని ఎంచుకోవచ్చు. ఇది నాణ్యతను సంరక్షిస్తుంది, ఎందుకంటే టిఫ్ కుదింపు వర్తించదు. అక్షరాల కోసం ఒకే ఒక సరిఅయిన ఫార్మాట్ ఉంది: PDF. PDF గురించి గొప్ప విషయం ఏమిటంటే, ఒక పత్రం బహుళ పేజీలను కలిగి ఉంటుంది మరియు ఫైల్‌లను సులభంగా శోధించడానికి ఫార్మాట్ OCRకి మద్దతు ఇస్తుంది. రసీదుల కోసం మీరు pdf లేదా jpeg లేదా png వంటి వాటిని ఉపయోగించవచ్చు. jpeg చాలా కుదింపును ఉపయోగిస్తుందని గమనించండి, కాబట్టి నాణ్యత తక్కువగా ఉంటుంది. కాబట్టి మీ ఫైల్‌లు ఇప్పటికీ చదవగలిగేలా ఉన్నాయో లేదో ఎల్లప్పుడూ పరీక్షించుకోండి.

చిట్కా 11: ఆర్కైవింగ్

మీ ఫైల్‌లను ఆర్కైవ్ చేయడానికి మరియు వాటిని ఎక్కువ కాలం ఉంచడానికి, వాటిని అనేక ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయడం ఉత్తమం, తద్వారా మీకు బ్యాకప్ ఉంటుంది. పూర్తయిన సంవత్సరాలు లేదా త్రైమాసికాలను DVDలో బర్న్ చేయడం లేదా బాహ్య హార్డ్ డ్రైవ్‌లో ఉంచడం ద్వారా వాటిని సేవ్ చేయడం ఉపయోగకరంగా ఉంటుందని మా అనుభవం చూపిస్తుంది, ఇది మీకు ఫైల్‌లు అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే కంప్యూటర్‌కు కనెక్ట్ అవుతుంది. నాస్ యొక్క కాపీ ఎల్లప్పుడూ మంచి పరిష్కారం. మార్గం ద్వారా, DVD శాశ్వతంగా ఉండదని మరియు బాహ్య హార్డ్ డ్రైవ్ కూడా విఫలమవుతుందని గ్రహించండి. మీరు నిజంగా మీ డేటా బాగా భద్రపరచబడిందని నిర్ధారించుకోవాలనుకుంటే, మీరు M-డిస్క్‌లను పరిశీలించవచ్చు. అది వెయ్యి సంవత్సరాల పాటు ఉండేలా రూపొందించిన ప్రత్యేక DVD లాంటి డిస్క్. మీకు దాని కోసం ప్రత్యేక బర్నర్ అవసరం, కానీ ఒకసారి కాల్చిన తర్వాత మీరు ఏదైనా DVD రీడర్‌లో M-డిస్క్‌ని ఉపయోగించవచ్చు. కానీ ఇది కొంచెం ఎక్కువ మంచి విషయం అని మీరు అనుకుంటున్నారని మేము ఊహించవచ్చు. మీరు మీ ఫైల్‌లను క్లౌడ్‌లో నిల్వ చేయడానికి కూడా ఎంచుకోవచ్చు, మీరు దీన్ని సురక్షితంగా చేయాలని మేము సిఫార్సు చేస్తున్నాము!

చిట్కా 12: బ్యాకప్‌లు

మీరు మీ అన్ని పత్రాలను స్కాన్ చేసి, వాటిని డిజిటల్‌గా నిల్వ చేస్తే, పత్రాలు సరిగ్గా నిల్వ చేయబడి ఉన్నాయని మీరు నిర్ధారించుకోవాలి. బ్యాకప్ చేయడం ముఖ్యం. ఇది వివిధ మార్గాల్లో చేయవచ్చు. Windows అంతర్నిర్మిత బ్యాకప్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించడం సులభమయిన మార్గం. దాని కోసం మీరు యాప్‌కి వెళ్లండి సంస్థలు Windows 10లో ఆపై నవీకరణ & భద్రత / బ్యాకప్. నొక్కండి స్టేషన్‌ను జోడించండి మరియు జాబితా నుండి (బాహ్య) డ్రైవ్‌ను ఎంచుకోండి. అప్పుడు క్లిక్ చేయండి మరిన్ని ఎంపికలు. నిర్ధారించుకోండి ఈ ఫోల్డర్‌లను బ్యాకప్ చేయండి మీ పత్రాలతో కూడిన ఫోల్డర్ మధ్యలో ఉంది. కాకపోతే, బటన్‌తో దాన్ని మీరే జోడించండి ఫోల్డర్‌ను జోడించండి. నొక్కండి భద్రపరచు వెంటనే బ్యాకప్ చేయడానికి.

చిట్కా 13: Windows Explorer ప్లగిన్‌లు

మీరు బహుశా Windows Explorerతో మీ పత్రాలను నిర్వహించవచ్చు. దురదృష్టవశాత్తు, ఇది అంత శక్తివంతమైనది కాదు, కానీ కొన్ని అదనపు సాఫ్ట్‌వేర్‌లతో మీరు కొంచెం ఎక్కువ చేయవచ్చు. ఫోల్డర్ ఐకో టూల్‌తో, ఉదాహరణకు, మీరు మెరుగైన అవలోకనం కోసం ఎక్స్‌ప్లోరర్‌లో రంగులు మరియు వర్గాల్లో ఫోల్డర్‌లను నిర్వహించవచ్చు. దురదృష్టవశాత్తూ, ఈ ప్లగ్-ఇన్‌కి కొంచెం ఖర్చవుతుంది: ఒక్కో కంప్యూటర్‌కు 10 డాలర్లు (సుమారు 8.85 యూరోలు). క్లోవర్ సాధనం మీ ఎక్స్‌ప్లోరర్‌కి Chrome లాంటి ట్యాబ్‌లను అందిస్తుంది. సీయర్ కూడా ఉపయోగపడుతుంది. MacOSలో, మీరు ఫైల్‌ని ఎంచుకుని, స్పేస్‌బార్‌ని నొక్కితే, మీరు దాన్ని త్వరగా ప్రివ్యూ చేయవచ్చు. సీర్‌తో, ఆ ఫంక్షనాలిటీ ఎక్స్‌ప్లోరర్‌కి కూడా వస్తుంది. ఆ విధంగా మీరు మీ అన్ని ఫైల్‌లను చాలా వేగంగా బ్రౌజ్ చేయవచ్చు. Windows Explorer ప్రివ్యూ విండో బాగా పని చేయదు మరియు ఎల్లప్పుడూ చాలా స్థలాన్ని తీసుకుంటుంది.

సీయర్ మీ ఫైల్‌ల ప్రివ్యూను చాలా వేగంగా బ్రౌజ్ చేస్తుంది

చిట్కా 14: XYPlorer

దురదృష్టవశాత్తూ, మీ లేఖలు మరియు రసీదులను సమర్థవంతంగా నిర్వహించడానికి అన్వేషకుడికి చాలా పరిమిత అవకాశాలు ఉన్నాయి. మునుపటి చిట్కాలో వలె ప్లగ్-ఇన్‌లతో పాటు, మీరు XYPlorer వంటి ప్రత్యామ్నాయాలను కూడా చూడవచ్చు. ఆ ప్రోగ్రామ్‌తో మీరు ఫైల్‌లను రంగు వర్గంలో ఉంచడానికి మరియు అన్ని ఫైల్‌లను లేబుల్ చేయడానికి ఎంపికను కలిగి ఉంటారు (Windows Explorer కొన్ని ఫైల్ ఫార్మాట్‌లను మాత్రమే లేబుల్ చేయగలదు). మీరు వర్చువల్ సేకరణలను కూడా సృష్టించవచ్చు, శోధన ఫలితాలను సేవ్ చేయవచ్చు మరియు ఇది పునరావృతమయ్యే పనులలో మీకు సహాయపడుతుంది. ఈ ప్రోగ్రామ్ ధర 40 డాలర్లు, అంటే సుమారు 34 యూరోలు. మరొక ఎంపిక డైరెక్టరీ ఓపస్ 12, ఇది రంగుల వారీగా లేబుల్ చేయడానికి మరియు వర్గీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. డైరెక్టరీ ఓపస్ పరిమిత కార్యాచరణతో ఉచిత సంస్కరణను కలిగి ఉంది.

చిట్కా 15: PDF మరియు వర్డ్

స్కాన్ చేయబడిన PDF పత్రాలు Word యొక్క ఆధునిక సంస్కరణలతో తెరవబడతాయి, ఆ తర్వాత Word స్వయంచాలకంగా OCRని వర్తింపజేస్తుంది మరియు వెంటనే దానిని స్కాన్ చేసిన పత్రంగా మారుస్తుంది. ప్రతి పత్రానికి ఫలితం యొక్క నాణ్యత మారుతూ ఉంటుంది. మేము జూలై 2017 అప్‌డేట్‌లతో Word 2016ని ఉపయోగిస్తున్నాము. Wordని తెరిచి క్లిక్ చేయండి ఇతర పత్రాలను తెరవండి దిగువన. నొక్కండి లీఫ్ ద్వారా మరియు ఇప్పుడు మీరు Word ఫైల్‌గా మార్చాలనుకుంటున్న PDF పత్రాన్ని బ్రౌజ్ చేసి క్లిక్ చేయండి తెరవడానికి. పత్రం మార్చబడుతోందని మరియు ఫలితాలు భిన్నంగా ఉండవచ్చని ఒక సందేశం కనిపిస్తుంది: ముఖ్యంగా లేఖ లేదా రసీదులోని అనేక చిత్రాలతో, ఫలితం నిరాశాజనకంగా ఉంటుంది. నొక్కండి అలాగే మరియు మార్పిడి పూర్తయ్యే వరకు కొంతసేపు వేచి ఉండండి. అప్పుడు మీరు ఫలితం చూస్తారు. ఆదర్శవంతంగా, మీరు docx ఫైల్ మరియు PDF ఫైల్ రెండింటినీ సేవ్ చేస్తారు, తద్వారా మీరు ఎల్లప్పుడూ అసలైనదాన్ని కలిగి ఉంటారు.

చిట్కా 16: పత్రాలను నిర్వహించండి

మీరు నిజంగా మీ రసీదులు మరియు ముఖ్యంగా అక్షరాల డిజిటలైజేషన్‌తో దీన్ని తీవ్రంగా పరిగణించాలనుకుంటే, మీరు డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్ (DMS)ని పరిశీలించవచ్చు. ఇది మీ పత్రాలను క్రమపద్ధతిలో నిల్వ చేయడానికి, వాటికి గమనికలను జోడించడానికి మరియు వాటిని సులభంగా కనుగొని క్రమబద్ధీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఉచిత మరియు మంచి DMS మాయన్ EDMS. దీన్ని ప్రారంభించడానికి, మీకు డాకర్‌తో సర్వర్ అవసరం. డాకర్ అనేక NASలలో అందుబాటులో ఉంది, కానీ Windows లేదా macOSలో కూడా ఇన్‌స్టాల్ చేయవచ్చు. దీన్ని ఎలా పొందాలో ఇక్కడ చదవండి.